L’article I comme Inventaire, mentionnait l’utilité de celui-ci et sa répartition en quatre quarts, mais pour faire un inventaire, il faut référencer les produits sinon comment les retrouver ? Il m’est arrivé de me dire mais où ais-je rangé les documents de Cécile avec toute la famille dans le pré ? Au début de mon intérêt pour la généalogie, j’avais peu de documents, mais actuellement, mon système de classement ne fonctionne plus, j’ai beaucoup de documents et ils ne sont pas référencés. Vous avez compris que je recherche une méthode de travail simplifiée et il me faut m’y atteler. Comment référencer ? Telle est la question qui préoccupe beaucoup d’entre nous et chacun a sa méthode. Sophie Boudarel exprime sa problématique dans un article de la Gazette des Ancêtres : Comment organiser ses fichiers. Mistike sur son blog exprimait sa façon de voir en citant d’autres généalogistes, par ici 
C’est lors de recherches approfondies que l’on se dit : J’ai vu passer ça mais où est-il ? Et c’est là qu’on baisse les bras. Les petits trésors accumulés ne sont pourtant pas perdus, il faut juste entreprendre des nouvelles fouilles chez soi. Finalement c’est absurde, ne trouvez-vous pas ?

·         La référence : il est important de donner à chaque document une référence ou cote qui constitue un code unique, donné à chaque pièce ou dossier selon le degré de précision de l’inventaire.
Tous les documents devront se trouver un jour ou l’autre sur le pc. Pour ne pas m’y perdre, je vais utiliser le même système de référencement dans l’archivage papier et sur pc. Le pc réagi de façon binaire, il répond à ce qu’on lui demande à condition de rester cohérent et donc de respecter la casse.
Il me faut également mentionner la référence des sources ce dont je vous parlerais plus tard.  Attention ! Une fois le système de référencement choisi, il est pertinent de s’y tenir. En effet, un changement, risquerait de créer une confusion dans les données et donc de ne plus les retrouver facilement. Vous sans doute, mais l’ordinateur pas.
Dans le référencement nous avons plusieurs Dossiers catégories et sous-catégories. Plus de précisions sur le contenu des catégories seront données dans un prochain article.

v  Dossiers Catégories :
1)      Les Individus et donc les noms de famille.
2)      Les lieux.
3)      L’histoire
4)      La vie quotidienne
5)      Religions
6)      A trier
7)    Annexes
8)      Comment faire

C’est tout pour le moment et c’est largement suffisant. Le reste est affaire de sous-catégories.
Mon choix est de trier les dossiers par individus. Certains naissent et meurent au même endroit, d’autres sont de grands voyageurs. Un dossier pour moi est comme une valise que la personne emporte avec elle et dans laquelle on retrouvera toute sa vie. A nous de la retracer.
Les lieux ont ceci de particulier qu’ils survivent à travers les siècles aux individus. Rome est toujours à la même place et si certains villages sont avalés et renommés, il nous est possible grâce aux cartes anciennes de les retrouver. Tout ceci est traité dans un dossier Lieux. La façon dont je traite cette catégorie ci sera exposé plus tard. En effet l’essentiel est de trouver d’abord une méthode pour les individus.
Première opération à faire

Catégorie INDIVIDUS


Créer un dossier par Individu (Dossier Principal) Dans lequel on trouvera toute la vie d’Emile
      Référencement : NOM Prénom date de naissance – date de décès
                                               NICOLAS Emile 1877 – 1946
    C’est l’enveloppe contenant le tout, qu’elle soit sous forme de chemise de papier ou de boite de carton. Plus clairement, nous trouverons tout simplement la naissance et la mort de l’individu, qui sont les deux faits majeurs de son existence, au sens physique du terme. Et c’est court car l’ordinateur cherchera plus vite. Donc pas de N pas de D pas de X pour mariage. Juste comme sur une tombe Naissance et Décès. C’est la pierre angulaire de son existence, pourquoi ne pas la respectée ainsi. Nous trouverons ensuite des sous-dossiers avec le reste.
          Une seule concession, j’ajoute une astérisque * pour mes sosas, ce signe me sert de repère
1.       NOMen majuscule afin de retrouver le nom de famille NICOLAS Emile et non pas Nicolas Emile auxquels cas je ne saurais pas quel est le nom du prénom.
2.       Prénom
3.       Date de naissance
4.       Un tiret
5.       Date de Décès
NB : Certains ajoutent le mariage, je l’ai exclu car si Emile NICOLAS, c’est marié trois fois, cela ferait Emile NICOLAS N 1897 x 1929 x 1932 x 1940 D 1945. C’est trop long !
Dans ce dossier INDIVIDU nommé NICOLAS Emile on trouvera
  
Deuxième opération à faire:

Les sous-dossiers : classés en 5 Catégories

Rappelez-vous,  il y a cinq catégories de documents, il est possible d’ajouter une chemise de couleur toujours la même pour simplifier vos recherches, il existe également des petits logiciels qui vous permette de le faire sur votre PC. Nous avons le choix entre un système par lettres ou un autre par nombre. Je teste le système par lettres et me dis que finalement c’est encore trop compliqué. Restons simple, donc 5 catégories soit 5 nombres. Le nombre marquera tout de suite l’indication de la catégorie peu importe quel document s’y trouve.

Ainsi, tous les documents marqués NICOLAS Emile 1/N 1877 feront parties des documents officiels.
Vous les voyez déclinés dans le tableau ci-dessous. 
Troisième opération à faire :

Comment référencer les documents à l’intérieur de ces cinq sous-dossiers ? En leur attribuant la cote choisie de 1 à 5 et ensuite en créant un index de tous vos documents sur un tableau Excell imprimable. L’index est indispensable et sera fait pour chaque catégorie.
Notez que deux sous-catégories seront explicitées dans un autre article en effet, elles exigent une référence différente car elles peuvent servir à divers objectifs productions. Il s’agira des photos et des lieux.

1.       Catégorie Documents Officiels – référence 1/
Documents
Codage
Référence
Acte de naissance
N
NICOLAS Emile 1/N 1877
Acte de mariage
X
NICOLAS Emile 1/x 1910 ROBLAIN Marie
Acte de Décès
D
NICOLAS Emile 1/D 1946
Carnet de mobilisation
MIL (pour militaire)
NICOLAS Emile 1/MIL 1897
Permis de conduire
PC
NICOLAS Emile 1/PC 1909
Carte d’identité
ID
NICOLAS Emile 1/ID 1908
Les actes notariés
Contrats de mariage
Actes d’achats de biens immobiliers
Vente de biens Immobiliers
Actes de successions
Autres documents officiels
CM
ABI
VBI
SUCC
NICOLAS Emile 1/CM 1910
NICOLAS Emile 1/ABI 1938
NICOLAS Emile 1/VBI 1938
NICOLAS Emile 1/SUCC 1938
Autres
 NB : Liste à compléter par vos propres documents officiels
Concernant
Cat
Cote
Signification
Date de production
Les guerres :
2/
1GM/
2GM/
Pour première guerre mondiale
Pour deuxième guerre mondiale
Année/mois/jour
A chaque fois
La partie médicale
2/
MED/
Les métiers, entreprise, professions.
2/
PRO/
Tous documents professionnels
Les courriers
2/
COUR/
RAPP/
Tous les courriers importants
Tout documents importants
La justice
2/
JUST/
Toutes les affaires de justice
Les décès
2/
DS/
DT/
Décès Sépulture (document non officiel) référence attribuée à un acte de sépulture évidemment lié à un décès
La photo d’une tombe
La deuxième photo d’une tombe
La troisième photo d’une tombe
Année/mois/jour.01
Année/mois/jour.02
Année/mois/jour.03
Le syndicalisme
2/
SYND/
Toutes les feuilles justifiant cette activité
La politique
2/
POL/
Tous les preuves d’appartenance
La retraite
2/
RET/
Tous les documents
Les impôts
2/
TAX/
Tous les documents
2.       Catégorie Documents importants non-officiels – Référence 2/

Issus des activités d’une entreprise ou d’organisme producteurs.  Diplômes, activité professionnelle, formation, feuille d’impôts, retraite, implication politique. Cette catégorie est différente de la première car les documents arrivent à des moments particuliers de la vie de l’individu. Nous avons des preuves d’événements importants survenus dans la vie de l’individu qui eut la malchance de connaître une guerre, de la maladie, de la déportation. La datation de ces pièces devrait tracer une ligne de vie.
Nous allons donner de nouvelles références simplifiées pour les diverses catégories, je ne peux pas faire une liste exhaustive étant donné que chacun à des ancêtres ayant des lignes de vie différentes. Posez-vous la question de savoir quelle est leur juste place, dans la bonne catégorie.
L’exemple de référencement d’Emile Nicolas qui né en 1877 et mort en 1946 a connu deux guerres, et dont on possède quelques documents non officiels donnera ceci :
2/ Documents importants non officiels
Individu
Référence
Codage
Date de Production du document
Carte de résistant
NICOLAS Emile
2/
2GM/
1940-12-01
Preuve d’internement
2/
2GM/
1944-05-23
Incarcération
2/
2GM/
1943-04-12
Déportation
2/
2GM/
1944-05-20
Sépulture
2/
DS/
1946-12-01
Documents médicaux
2/
MED/
1946-10-12
Contrats d’entreprises
2/
PRO/
1895-01-01
3.       Catégorie documents de preuves, de traçabilité et de mémoire métiers Réf 3/
Prenons l’exemple d’Emile NICOLAS 1877-1946, il a été cordonnier chez Pierre SHINGLER depuis sa jeunesse. Il décida ensuite de faire un petit tour chez d’autres professionnels cordonniers et un sellier, il finit par s’établir à son compte.
Concernant
Cat
Cote
Signification
Date de production
Les guerres :
3/
1GM/
2GM/
Pour première guerre mondiale
Pour deuxième guerre mondiale
Année/mois/jour
A chaque fois
La partie médicale
3/
MED/
Les métiers, entreprise, professions.
3/
PRO/
Tous documents professionnels permettant de suivre un parcours
Les courriers
3/
COUR/
RAPP/
Tous les courriers
Tout documents
La justice
3/
JUST/
Toutes les affaires de justice, courriers échanger avec la famille.
Les décès
3/
DS/
DT/
Décès Sépulture (document non officiel) Chants de cérémonie, repas, costumes
Les factures des pierres tombales, d’entretien
Année/mois/jour
Les journaux
3/
PRESS/
Les articles parus dans la presse, les magazines,etc.
4.       Autres documents à valeur de preuves et d’informations: Réf 4/
Ces documents n’ont rien d’officiels, ils ne concernent pas non plus les métiers dans le sens officiels. On retrouvera des sujets différents comme ceux de la guerre, de la maladie. Ils concernent la vie quotidienne, les habitudes, les coutumes. Ces documents sont identifiés comme ayant une valeur « historique » pour le généalogiste.
Concernant
Cat
Cote
Signification
Date de production
Les guerres :
4/
1GM/
2GM/
Pour première guerre mondiale
Pour deuxième guerre mondiale
Année/mois/jour
A chaque fois
La partie médicale
4/
MED/
Recettes des infusions aux herbes et autres secrets de famille
Les métiers, entreprise, professions.
4/
PRO/
Les recettes de mélange de peinture, tenue de cahiers personnel.
Les bâtiments professionnels
Les courriers
4/
COUR/
RAPP/
Tous les courriers
Tous documents
L’alimentation
4/
ALIM/
Les recettes transmises dans les familles
L’agriculture
4/
AGRI/
Les cahiers de note de jardinier. Les recettes de culture des familles.
La justice
4/
JUST/
Toutes les affaires de justice, dont les courriers non officiels, les photos,
Les évènements
4/
EV/
Les photos du centenaire de L’oncle de Mellier qui ont permis de découvrir le visage de l’arrière-grand-père.
Année/mois/jour.01
Année/mois/jour.02
Année/mois/jour.03
Les maisons, bâtiments, terrains
4/
BI/
Toutes traces de cadastres, photos de lieux, plans, cartes postales.
Cette partie sera reprise plus tard.
Les décès
4/
4/
DS/
DT/
Décès Sépulture (document non officiel) référence attribuée à un acte de sépulture évidemment lié à un décès
La photo d’une tombe
La deuxième photo d’une tombe
La troisième photo d’une tombe

Année/mois/jour.01
Année/mois/jour.02
Année/mois/jour.03
Les centres d’intérêt
4/
HOB/
La collection de timbres, le modélisme, et autres
Religion
4/
REL/
Tous documents relatifs à une justification religieuse. Les photos seront réf comme plus haut
5.       Les documents périphériques Réf 5/
: « Collecte active, comparable à celle d’un conservateur de musée qui doit repérer les plus belles pièces qui valoriseront sa collection, car les archives historiques sont une collection, dans un périmètre délimité par la provenance. » Marie Anne CHABIN 
Vous pouvez référencer ici, les documents qui feront l’objet d’une exposition. N’oubliez pas que ces documents ont déjà une référence. Je vous suggère dès lors de noter la première référence par exemple :

NICOLAS Emile 1877-1946 2/5/2GM/1942-03-23
Permet de lire  naissance – Mort  en 2/ documents non officiels puis en 5/ doc de valeur périphérique, concernant la deuxième guerre mondiale et ensuite la date de production estimée si on ne la connaît pas.
Concernant
Cat
Cote
Signification
Date de production
Les guerres :
5/
1GM/
2GM/
Médaille d’honneur
Décorations
Année/mois/jour
A chaque fois
La partie médicale
5/
MED/
Trouvailles expériences
Les métiers, entreprise, professions.
5/
PRO/
Documents originaux exceptionnels
Livres rares
Les courriers
5/
COUR/
RAPP/
Tous les courriers exceptionnels
Tout documents exceptionnels
La justice
5/
JUST/
Toutes les affaires de justice exceptionnelles
Les décès
5/
DS/
DT/
Décès Sépulture d’un homme célèbre
La photo d’une tombe
La deuxième photo d’une tombe
La troisième photo d’une tombe
Année/mois/jour.01
Année/mois/jour.02
Année/mois/jour.03
Arrivé au bout de cet article, il est évident que je n’ai pu tout noté, mais nous avons la base d’un outil de travail, important. Demain, j’ajouterais les sources. 

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