R comme Références

L’article I comme Inventaire, mentionnait l’utilité de celui-ci et sa répartition en quatre quarts, mais pour faire un inventaire, il faut référencer les produits sinon comment les retrouver ? Il m’est arrivé de me dire mais où ais-je rangé les documents de Cécile avec toute la famille dans le pré ? Au début de mon intérêt pour la généalogie, j’avais peu de documents, mais actuellement, mon système de classement ne fonctionne plus, j’ai beaucoup de documents et ils ne sont pas référencés. Vous avez compris que je recherche une méthode de travail simplifiée et il me faut m’y atteler. Comment référencer ? Telle est la question qui préoccupe beaucoup d’entre nous et chacun a sa méthode. Sophie Boudarel exprime sa problématique dans un article de la Gazette des Ancêtres : Comment organiser ses fichiers. Mistike sur son blog exprimait sa façon de voir en citant d’autres généalogistes, par ici 

C’est lors de recherches approfondies que l’on se dit : J’ai vu passer ça mais où est-il ? Et c’est là qu’on baisse les bras. Les petits trésors accumulés ne sont pourtant pas perdus, il faut juste entreprendre des nouvelles fouilles chez soi. Finalement c’est absurde, ne trouvez-vous pas ?

L’association vaudoise des archivistes note ceci :

Tous les documents devront se trouver un jour ou l’autre sur le pc. Pour ne pas m’y perdre, je vais utiliser le même système de référencement dans l’archivage papier et sur pc. Le pc réagi de façon binaire, il répond à ce qu’on lui demande à condition de rester cohérent et donc de respecter la casse.

Il me faut également mentionner la référence des sources ce dont je vous parlerais plus tard.  Attention ! Une fois le système de référencement choisi, il est pertinent de s’y tenir. En effet, un changement, risquerait de créer une confusion dans les données et donc de ne plus les retrouver facilement. Vous sans doute, mais l’ordinateur pas.

Dans le référencement nous avons plusieurs Dossiers catégories et sous-catégories. Plus de précisions sur le contenu des catégories seront données dans un prochain article.

C’est tout pour le moment et c’est largement suffisant. Le reste est affaire de sous-catégories.

Mon choix est de trier les dossiers par individus. Certains naissent et meurent au même endroit, d’autres sont de grands voyageurs. Un dossier pour moi est comme une valise que la personne emporte avec elle et dans laquelle on retrouvera toute sa vie. A nous de la retracer.

Les lieux ont ceci de particulier qu’ils survivent à travers les siècles aux individus. Rome est toujours à la même place et si certains villages sont avalés et renommés, il nous est possible grâce aux cartes anciennes de les retrouver. Tout ceci est traité dans un dossier Lieux. La façon dont je traite cette catégorie ci sera exposé plus tard. En effet l’essentiel est de trouver d’abord une méthode pour les individus.

Créer un dossier par Individu (Dossier Principal) Dans lequel on trouvera toute la vie d’Emile

      Référencement : NOM Prénom date de naissance – date de décès

NB : Certains ajoutent le mariage, je l’ai exclu car si Emile NICOLAS, c’est marié trois fois, cela ferait Emile NICOLAS N 1897 x 1929 x 1932 x 1940 D 1945. C’est trop long !

Dans ce dossier INDIVIDU nommé NICOLAS Emile on trouvera

Deuxième opération à faire:

Les sous-dossiers : classés en 5 Catégories

Rappelez-vous,  il y a cinq catégories de documents, il est possible d’ajouter une chemise de couleur toujours la même pour simplifier vos recherches, il existe également des petits logiciels qui vous permette de le faire sur votre PC. Nous avons le choix entre un système par lettres ou un autre par nombre. Je teste le système par lettres et me dis que finalement c’est encore trop compliqué. Restons simple, donc 5 catégories soit 5 nombres. Le nombre marquera tout de suite l’indication de la catégorie peu importe quel document s’y trouve.

Ainsi, tous les documents marqués NICOLAS Emile 1/N 1877 feront parties des documents officiels.

Vous les voyez déclinés dans le tableau ci-dessous. 

Troisième opération à faire :

Comment référencer les documents à l’intérieur de ces cinq sous-dossiers ? En leur attribuant la cote choisie de 1 à 5 et ensuite en créant un index de tous vos documents sur un tableau Excell imprimable. L’index est indispensable et sera fait pour chaque catégorie.

Notez que deux sous-catégories seront explicitées dans un autre article en effet, elles exigent une référence différente car elles peuvent servir à divers objectifs productions. Il s’agira des photos et des lieux.

 NB : Liste à compléter par vos propres documents officiels

Concernant	Cat	Cote	Signification	Date de production
Les guerres :	2/	1GM/ 2GM/	Pour première guerre mondiale Pour deuxième guerre mondiale	Année/mois/jour A chaque fois
La partie médicale	2/	MED/
Les métiers, entreprise, professions.	2/	PRO/	Tous documents professionnels
Les courriers	2/	COUR/ RAPP/	Tous les courriers importants Tout documents importants
La justice	2/	JUST/	Toutes les affaires de justice
Les décès	2/	DS/ DT/	Décès Sépulture (document non officiel) référence attribuée à un acte de sépulture évidemment lié à un décès La photo d’une tombe La deuxième photo d’une tombe La troisième photo d’une tombe	Année/mois/jour.01 Année/mois/jour.02 Année/mois/jour.03
Le syndicalisme	2/	SYND/	Toutes les feuilles justifiant cette activité
La politique	2/	POL/	Tous les preuves d’appartenance
La retraite	2/	RET/	Tous les documents
Les impôts	2/	TAX/	Tous les documents

Issus des activités d’une entreprise ou d’organisme producteurs.  Diplômes, activité professionnelle, formation, feuille d’impôts, retraite, implication politique. Cette catégorie est différente de la première car les documents arrivent à des moments particuliers de la vie de l’individu. Nous avons des preuves d’événements importants survenus dans la vie de l’individu qui eut la malchance de connaître une guerre, de la maladie, de la déportation. La datation de ces pièces devrait tracer une ligne de vie.

Nous allons donner de nouvelles références simplifiées pour les diverses catégories, je ne peux pas faire une liste exhaustive étant donné que chacun à des ancêtres ayant des lignes de vie différentes. Posez-vous la question de savoir quelle est leur juste place, dans la bonne catégorie.

L’exemple de référencement d’Emile Nicolas qui né en 1877 et mort en 1946 a connu deux guerres, et dont on possède quelques documents non officiels donnera ceci :

Arrivé au bout de cet article, il est évident que je n’ai pu tout noté, mais nous avons la base d’un outil de travail, important. Demain, j’ajouterais les sources.