Voilà, le mot magique par lequel j’aurais pu commencer ! Il est donc question de faire un Inventaire. Actuellement l’état de mes documents relève de l’Inventaire à la Gaston LAGAFFE et le plus simple finalement serait de faire un Inventaire à la PREVERT. Source 
Une pierre
Deux maisons
Trois ruines
Quatre fossoyeurs
Un jardin
Des fleurs
Un raton laveur
Un buffet Henri II, deux buffet Henri III, Trois buffet Henri IV
Un tiroir dépareillé

Un autre raton laveur
Comment faire un inventaire ? Avec ces méthodes c’est facile, il suffit de nommer et de poser. Quand à retrouver c’est une autre paire de manche. La question suivante est comment reposer intelligemment donc dans quel contenant et où ?
A la recherche d’inspiration sur le net, dans un premier temps, c’est un comptable qui me répond et me met sur une piste avec un article destiné à la comptabilité.
A. Comment faire un inventaire des stocks et des encours ? Et à vrai dire c’est bien ce que je possède un stock de documents et des encours (voir article E comme en cours ). A la lecture de cet article me vient l’idée de faire un parallèle avec ce concept pour valoriser mes documents. L’idée me plaît car elle permet de comprendre que les documents recherchés peuvent se trouver partout.  
On peut les partager en 4 catégories :
1.       Archivage : documents terminés et donc classés. Ils iront dans le système d’archivage qui sera décrit plus loin dans cet article.
2.       Partage : les documents destinés à être partagés avec ma nièce par exemple ou lors de la publication d’un article.
3.       Productions : Ceux qui comportent des matériaux qui peuvent être réutilisés dans des processus de transformation. Les photos qui seront retraitées en albums, les ouvrages qui seront réutilisés ou transformés. Les pièces qui entreront dans les collections. Les photos en cours de numérisations.
4.       Les encours (prestations non achevées).
                                                                 
Ce premier inventaire large, permet de faire un bon archivage, un bon partage, d’excellentes créations et des en cours de qualités.
Pour approfondir le sujet, j’investigue du côté des pros des archives, j’ai nommé : les archivistes. Et là, je pense avoir touché du doigt ce qui manquait à mon système. Le sujet ici est I comme Inventaire des archives familiales dont la terminologie est :
Archivage historique.   Définition : Documents qui constituent les sources originales de la connaissance du passé d’une institution, d’une entreprise, d’une famille ou d’une personne. [1]

B. Termes indispensables.  Avant d’aller plus loin, il est important de citer la terminologie utile à la poursuite de notre processus.
Ø  Index : liste alphabétiquement ordonnée. Il se crée très facilement avec un tableur type Excell. Permet de retrouver facilement les documents.[2]
Ø  Intitulé ou titre du document.
Ø  Référence ou cote : En archivistique, la référence est l’identifiant unique des documents à tous les niveaux de classement (service d’archives, fonds, séries, documents) [3]. Il est important de donner à chaque document une référence ou cote qui constitue un code unique, donné à chaque pièce ou dossier selon le degré de précision de l’inventaire. [4]
Ø  Renvoi : action de renvoyer. Un document pourrait parfois être classé à différents endroits ; afin de permettre au chercheur d’établir les liens nécessaires et de faciliter son orientation, on peut établir plusieurs types de renvoi.
 I. un renvoi définitif par « Voir » qui dirige l’utilisateur vers une cote unique.
2. Un renvoi d’orientation : « Voir aussi » qui amène l’usager vers une ou plusieurs cotes complémentaires. Ces renvois se révèleront indispensables à tous les niveaux.
3. Des notes de bas de pages. Comme c’est le cas dans cet article, afin de citer les sources ou un renvoi vers une bibliographie. [5]
Rappelez-vous, qu’il m’était venu l’idée d’un chainon manquant lors de l’écriture de l’article G comme Géographie et H comme Hagiographie. Ce chainon est le renvoi, dont on comprend l’importance ici.
Ø  Bibliographie : C’est une liste structurée de références d’ouvrages ou d’autres documents, notamment d’articles de revues, ayant des caractéristiques communes. L’existence d’autres supports de communication a fait apparaître, sur le même modèle, les termes de filmographie, de discographie et de webographie.
Ø  Les annexes : permettent d’intégrer les documents de travail. (Lettres à des tierces personnes, mails, messages, qui permettent de suivre le cheminement intellectuel dans la recherche.) Dans le cas présent, mes journaux derecherches généalogiques entrent dans cette catégorie. 
Ø  D’autres critères peuvent être indispensables à un archiviste professionnel, dans notre cadre généalogique nous cherchons à établir la gestion de nos archives familiales, nous n’avons pas à ce stade, de besoin de noter les dates extrêmes, les volumes, quantités, dimensions et niveau de hiérarchie., je ne développerais pas ces sujets.
                                                                  
Une fois, ces termes posés, il nous reste à comprendre comment trier les documents par genre.
C. Inventaire des documents d’archives

Marie-Anne CHABIN Archiviste experte[6], sur son blog  , nous ouvre un large champ de travail, en établissant 5 types de documents auxquels j’ajoute quelques exemples généalogiques.
1.       Les documents officiels. Les actes de naissance, mariage, décès, divorce, adoption, carte d’identité, permis de conduire, livret militaire, les actes notariés.
2.       Les documents importants mais non officiels. Engageant et confidentiels : La levée du caractère confidentiel permettra l’accès au public des archives. Carte de résistant, preuves d’internement, d’incarcération, de déportation, sépulture, documents médicaux, Contrats d’entreprises, courriers, certains rapports.
3.       Les documents de preuve, de traçabilité ou de mémoire métier issus des activités d’une entreprise ou d’organisme producteurs.  Diplômes, activité professionnelle, formation, feuille d’impôts, retraite, implication politique…
4.       Les autres documents à valeur de preuves ou d’information. Ces documents sont identifiés comme ayant une valeur « historique » pour le généalogiste. Par exemple, les photos retrouvées du pèlerinage de groupe fait en 1958 par mes grands-parents, prennent plus de sens lorsque la commémoration de l’anniversaire vient à son tour en 2008. La vision des cars de pèlerins en 2008, m’a fait penser à cette valeur historique : Il y a 50 ans, ils suivirent ce même chemin de foi.
5.       Les documents périphériques : Collecte active, comparable à celle d’un conservateur de musée qui doit repérer les plus belles pièces qui valoriseront sa collection, car les archives historiques sont une collection, dans un périmètre délimité par la provenance.
Conclusion : Il est évident, qu’il m’a fallu plusieurs fois quinze minutes pour rédiger cet article (voir A comme Alarme).  Le séquencement en petites fractions minutées, pendant plusieurs jours de suite, m’a permis de revenir sur le texte qui était très riche et pas toujours très clair pour la construction d’une méthode.
                                                                                  
Aujourd’hui, je garde en tête cette astuce mnémotechnique :  Archivage = Insectina.
Ce mot me fait penser aux insectes, que l’on examine à la loupe un peu comme nos archives et va m’aider à garder en tête la méthode. 
IN SEC T IN A = Inventaire des Stocks et En cours – Terminologie – Inventaire des Archives.
Je vais enfin sortir de ce bazar, car le geste le plus simple sera de commencer par l’inventaire des archives et donc de trouver 5 boites et d’y apposer une étiquette permettant le triage comme sur le tableau ci-dessus.
Et c’est là que je vous annonce l’excellente nouvelle : ce n’est pas fini. Juste histoire d’occuper nos longues soirées d’hiver… car ceci n’est qu’un premier tri, à l’intérieur de chaque boite, il y a matière à classement. Je vous en parlerais plus tard. Pour le moment, j’en conclu que le classement se fera individu par individu.

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