Petit Manuel d’archivage en généalogie familiale

                     Petit manuel d’archivage en généalogie familiale
2020 – 2ème édition améliorée
 Brigitte GUEBELS  – A toutes Branches  www.atoutesbranches.blogspot.com
Pour la version imprimable cliqué sur ce lien: télécharger 
   

Ce petit manuel résume le processus développé point par point sur le blog A toutes Branches, au cours du Challenge AZ 2017 de généalogie, organisé par Sophie BOUDAREL de la gazette des ancêtres. 
Je tiens à remercier les généalogistes participants qui m’ont soufflé des idées d’améliorations par leurs propres articles. C’est un des plaisirs de ce challenge : le partage.

Mon thème était : Le bazar ! Voici un extrait : « Nous n’avons jamais cessé notre activité, Mélody ma nièce, par ses trouvailles d’actes et la mise en musique des ancêtres et de mon côté, la collecte des documents, photos, livres, copies, documents numérisés… La récolte a été plus que fructueuse et maintenant je suis face à une montagne de documents à traiter. Un premier gros tri a été fait et ils ont été placés dans des grands tiroirs d’étagères plastiques, cartons et autres boîtes, étiquetés par décennies. Je vous avoue que ça peut faire peur. Mais je crois que vous me comprendrez si je vous dis quels frissons de joie me prennent à l’idée de les dépouiller. Mais par où commencer ? ».
L’idée essentielle est de construire le même système d’archivage sur papier et dans l’ordinateur. Vous pouvez suivre tous les articles sur le blog. Allez sur Accueil puis ChallengeAZ 2017 C’est le bazar !
Etant « novice » en matière d’archivage et ayant vécu quelques gros écueils, j’ai fait de nombreuses recherches pour arriver à ceci.
L’idée de ce manuel imprimableest de permettre de sortir des fiches techniques qui peuvent doivent se garder sous la main, lors de l’archivage de tous documents, de manière à ne pas perdre le fil conducteur.  

L’avantage de ceci ? C’est un aide-mémoire car :
  •         Ma pratique de la généalogie n’est pas régulière, après 3 semaines j’oublie ce que j’ai déjà rangé, nommé et archivé.
  •           Le partage avec une autre personne est très difficile, son système de nommage est très disparate et elle compte beaucoup sur sa mémoire, mais comme elle pratique de manière quasi quotidienne, elle retrouve immédiatement ses documents. Je ne suis pas dans son esprit, pour moi c’est complètement anachronique.
  •           Le nommage indiqué ici tient compte du système binaire de l’ordinateur. Celui-ci retrouvera tout ce que vous cherchez, pour autant que vous ayez nommé de manière rigoureuse. Evitez les improvisations, en cours de route, cela vous simplifiera la vie.

A l’heure où je reprends toute ma généalogie depuis le début, je le trouve vraiment utile. En cours de route, j’ai apporté quelques retouches et simplification.
Ce document est destiné à un usage personnel et non commercial, si toutefois vous souhaitez ajouter un lien sur votre blog, n’oubliez pas la mention de la source.


Cordialement        Brigitte GUEBELS d’A toutes branches.            





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Première phase : L’inventaire de tous vos documents réels, quels outils pour l’archivage ?                                                               

Un endroit fixe pour ranger les archives traitées et mises en réserve. Le premier jalon à poser : réfléchir à l’endroit de stockage. Estimer le volume, la quantité et la dimension de tous vos documents.
Contenants pour l’inventaire en 2 étapes : le tri grossier et le tri fin

Choisir des contenants du tri grossier : cartons, boîtes, plateaux et autres rangements provisoires de façon à faire un premier tri sélectif. A ce stade, nous en sommes, simplement à prendre plusieurs boites pour plusieurs individus.
     Boîtes de cartons de format A4
     Corbeille à papiers (environ 30% iront aux déchets)
     Chemises de papier pour chaque individu (prévoyez en une dizaine environ)
     Enveloppes de récupération ou neuves (destinés à mettre les documents de même sorte ou des petites pièces)
     Feutres : gros et fins, noir ou de couleur, trombones, crayons à mine et gomme.
     Étiquettes, petits papiers qui serviront de fantôme


Choisir des contenants définitifs pour le tri fin : Nous allons amorcer la partie la plus intéressante de ce processus. En effet, nous allons choisir une boite et découvrir tout ce qu’il y a à l’intérieur. Mais avant cela séparons deux catégories :
·         Les individus ayant beaucoup de documents : Il faudra une boîte d’archivage qui sera nommée au nom d’un seul individu. 5 chemises de couleur, une par catégorie, des enveloppes ou chemises plastifiées pour les petits documents. Des protections ou boites pour les photos. Des étiquettes, Des feuilles de notes, des feuilles de renvoi et une feuille d’indexation. L
·         Les individus ayant peu de documents : Deux classeurs :  Un pour le côté maternel et un pour le côté paternel. Des intercalaires alphabétiques en 26 lettres. Des notes de renvoi.  Des feuilles d’indexation et tout matériel utile au rangement.                  
Les photos, films, médias, livres, livrets, objets, cartes, plans et autres feront l’objet d’un traitement supplémentaire. Ils seront stockés dans une boite dédiée et nommée, voir section Images, photos, carte postale.    


1)    Création d’une Bibliothèque : Généalogie


Créons sur le pc, un dossier généalogie et choisissons un meuble dans le bureau. 
Ensuite, ouvrons ce dossier pour une nouvelle création de dossiers. Ce point est expliqué plus loin.

2)    Création de 5 sous dossiers importants

Créons 5 dossiers dans : généalogie et faisons de même dans notre coin bureau.
Le bazar c’est installé dans ma récolte de documents et d’informations et le résultat est un tas de choses accumulées dans les tiroirs et étagères. Pour avancer dans ma généalogie, il va me falloir faire un inventaire rigoureux par un premier défrichement, puis un tri de plus en plus fin. Pour le confort de notre espace de recherches généalogiques, nous devrions trouver dans notre bibliothèque et notre ordinateur, une ventilation en cinq catégories.         

 

Quels sont les documents que nous souhaitons archiver ?

 Les journaux de recherches, les notes de lectures, les lignes de vie, les listes d’ancêtres
Les relevés de sépultures, d’actes, les feuilles de recherches imprimées offertes par le logiciel de généalogie.
Documents papiers formats A4 – A5 – A3
Affiches, parchemins, vélin ou autres raretés
Livres, magazines, journaux
Cartes postales, courriers
Cahiers, factures
Photos de toutes époques, cartes photos d’appareils numériques, négatifs photos, diapositives, cadres anciens, tableaux
Œuvres, objets, ouvrages de dames, collections
Outils, etc.



A quoi servent chacun de ces cinq dossiers importants ?

 

 1.      Archivage : Concerne les documents terminés et donc classés. 
 2.      Partage : les documents destinés à être partagés avec un membre de votre famille, une cousinade par exemple ou lors de la publication d’un article sur un blog. 
 3.      Productions : Les documents qui comportent des matériaux qui peuvent être réutilisés dans des processus de transformation. Les photos qui seront retraitées en albums, les ouvrages qui seront réutilisés ou transformés. Les pièces qui entreront dans les collections. Les photos en cours de numérisations.  
4.      Les Encours (prestations non achevées). Un dossier ouvert pour rechercher un ancêtre est placé dans un endroit différent, non archivé.  
5.      Histoire, Géographie, Société   ici se trouve tout ce qui concerne les informations utiles à l’établissement de dossiers de travail pour retracer la vie d’un individu. Par exemple la création d’une monographie.  

Sur l’ordinateur : Préparation des dossiers dans mes documents – Classement de base

Pour préparer le terrain, j’organise mon classement et je crée un dossier généalogie dans Documents. J’y mettrais tous les documents, y compris les images pour les avoir au même endroit. (Ça ne dérange pas le pc).
                                          


Mon dossier généalogie est créé, mais comme j’aime bien les raccourcis, J’ai ajouté un a devant pour qu’il soit accessible rapidement, J’ai changé l’icône et remplacé le dossier par un arbre (généa-logique).  Le nommage devient donc celui que vous voyez à l’écran. 

 
Il s’agit d’une véritable bibliothèque dans laquelle vous devriez tout trouver.
Je continue de créer mes dossiers de la page précédente dans aGénéalogieet je vais créer les importants 5 dossiers.

En majuscules
J’ajoute un point d’exclamation devant leur nom pour qu’ils s’alignent directement dans la colonne de gauche.
Je modifie l’icône d’archive en petite étoile bleue ! c’est sacré et précieux.
Le premier dossier archivage en minuscules est une boite à outils, j’y reviendrais.
Les autres se rangent par ordre alphabétique
Ensuite, je crée 3 dossiers :
A traiter, et je change l’icône pour un point d’interrogation car c’est encore le bazar. Tout nouveau document passe par là.

Album famille généalogie en cours, j’y mets l’icône point d’interrogation. J’y mets les documents triés classés par ordre alphabétique. Le référencement n’est pas fait ! Atoutesbranches le blog, je change l’icône par un papillon pour le retrouver tout de suite. Je ne mets pas ce dossier dans Encours, car j’aime y accéder rapidement.

Je continue ma création de sous-dossiers. J’ouvre pas à pas chacun des 5 dossiers importants.


! ARCHIVAGE généalogie

Concerne les documents terminés et donc classés. Pour rappel, ces documents sont archivés lorsqu’ils ont été vérifiés et c’est à ce moment qu’ils deviennent vraiment utiles. Ce premier dossier sera écrit : ! ARCHIVAGE pour que le pc l’intègre en suite simple, sur l’écran d’affichage colonne de gauche. C’est sans doute le dossier le plus important car s’il est fait comme suit, il sera en ordre et vous pourrez toujours allez chercher les documents facilement. C’est aussi le dossier qui accueille tout le travail sur lequel vous avez passé énormément de temps de tri et de nommage. C’est la partie dormante de votre travail.


Lorsque j’ouvre ce dossier j’y trouve 3 dossiers :

Phase 2 : ouverture du dossier ! ARCHIVAGE, création de son contenu

 Je crée 3 dossiers 


8 ! Gedcom ceux partagés et vérifiés et donc archivés.

Arbre des ancêtres : où se trouvent rangés par ordre alphabétique les dossiers finis dont les actes ou photos viennent ensuite sur votre logiciel de généalogie. S’ils changent de nom ou bougent de place, le logiciel Hérédis ou autre, ne les retrouvent plus et il faudra recommencer tout. Ici, c’est leur place de stockage définitive. Nous le remplirons après.

Note : L’Album famille généalogique encours que j’ai créé avec l’icône bleue point d’interrogation me permet de travailler d’abord sur ces dossiers, cela signifie donc que les documents n’ont pas été traités et dès qu’ils sont prêts, ils migreront vers l’ARBRE des ancêtresdans !ARCHIVAGE. 
Archivage et nommage mode d’emploi en détail : un dossier type.


Archivage et nommage mode d’emploi




Ce dossier type m’est apparu utile, lors de la création d’un nouveau personnage ayant beaucoup de documents, j’ai besoin de me souvenir comment cette organisation fonctionne. J’ai donc ici la liste des différents dossiers où ranger ces documents. Il me reste à faire un copier-coller dans le nouveau dossier.

Dossier type








L’image une fois déployée, montre tous les dossiers créés en tenant compte des notes que vous trouverez par la suite. Je peux faire un copier-coller de ce qui m’est utile et le placer dans le nouveau dossier.
Le déploiement de tous ces dossiers, de 1 ! à 6 !, est trop long pour être photographié, mais vous aurez compris le principe. Vous trouverez leur liste plus loin.

! PARTAGEgénéalogie

 

Les documents destinés à être partagés avec un membre de votre famille, une réunion de famille ou lors de la publication d’un article sur un blog, s’y trouvent aussi les documents partagés entre généalogistes. Ces documents circulent dans votre organisation. Le partage est vivant contrairement à l’archivage. Il est source d’entrées et de sorties fréquentes.


·                      

4 ! COU sont les courriers

·         Les journaux de recherches
·         Les bilans de l’année
·         Les publications
·         Dossier des généalogistes qui ont écrit des documents nous intéressant
·         Les courriers échangés avec les membres de la famille avec les administrations 
                                                          ·         Les cousinades


! PRODUCTIONSgénéalogie




La production est vue ici comme un processus créatif. On y trouvera, les documents qui comportent des matériaux qui peuvent être réutilisés dans des processus de transformation. Les photos qui seront retraitées en albums, les ouvrages qui seront réutilisés ou transformés. Les pièces qui entreront dans les collections. Les photos en cours de numérisations. Elles sont les choses que l’on créée à partir de matériaux en notre possession. Nos créations artistiques, littéraires et la création de notre arbre.
Un arbre en ligne via généanet.com ou autres, un Gedcom
Le classement des documents
Un arbre sur papier
Des albums photos, boîtes, vidéos, films, montages
Des journaux de recherches, cahier de notes
Des publications
Un blog
Des collections
Des ouvrages ou œuvres à partir d’éléments du passé
Des monographies illustrées d’ancêtres, de personnage important
6 ! journaux de recherches, font parties des productions, avant d’être archivés. Si vous ne savez plus où se trouve ce 6 ! allez dans archivage et nommage mode d’emploi.
Le scrapbooking permet d’ajouter des éléments d’époque à des vieilles photos, par exemple des vieux timbres postes, des tickets de rationnement, des factures de restaurant, des menus, morceaux de tissus, cachets…


! ENCOURSgénéalogie



Prestations non achevées : ici se trouvent les dossiers de recherches d’ancêtres non archivés. C’est donc l’espace de travail en cours, nous allons trier et nommer les documents. Nous pouvons aussi créer des lignes de vie, des listes de tâches etc. ENCOURS est l’espace le plus vivant dans la création de votre généalogie, en avant-poste, il gère toutes les entrées et leurs devenir. PRODUCTIONS gère ce que vous en ferez pour le faire connaître.

OUTILS vierges
Contient tous les prototypes de ligne de vie type, un courrier type, la liste des documents utiles, les fiches renvoi, index, ce manuel, les techniques apprises au fil du temps, la terminologie des archives, référencement…
Les autres dossiers sont les documents de sources sûres qu’ils faut traiter. A leur arrivée, j’y place, les dossiers de notaires, les recensements, les registres, les photos de cimetières, ainsi que d’autres travaux en cours.
Certains dossiers n’apparaissent PAS ici, car leur gestion est trop compliquée. J’y reviens ci-après.
 Ayant malheureusement eut un gros problème de pc, face aux problèmes de gestions de nombreux documents, sauvés grâce aux différentes sauvegardes et cumulant parfois des doubles, triples, quadruples copies et des corrompus, j’ai créé deux nouveaux dossiers :  à traiter et ALBUM famille généalogique en cours, avec un point d’interrogation sur un cercle bleu (facile à trouver dès que j’ouvre le pc)
Je résous les problèmes par ces dossiers :
A traiter reçoit : Tout ce qui à trier, tout ce qui arrive au fil du temps dans le désordre, le bazar qui est à traiter




L’album généalogique avec un dossier en cours de réalisation. Lorsqu’il sera finalisé il ira rejoindre l’arbre des ancêtres dans la partie : !ARCHIVAGE-ARBRE des ancêtres.

Il est très important que ce ne soit qu’au moment où il est dans !ARCHIVAGE qu’il va pouvoir être lié avec le logiciel Hérédis ou autre.


              

                                             

Ici se trouvent toutes les informations utiles à l’établissement du dossier de travail pour un individu. Réparties en plusieurs catégories : Histoire, géographie et société. En exemple :

HISTOIRE          

  • Les guerres napoléoniennes  
  • Les guerres avec un dossier 14-18 1GM, 40-45 2GM    
  • Les émigrations 
  • Les famines

GEOGRAPHIE

·         Les lieux
·         Les départements
·         Les autres pays
·         Les migrations

SOCIETE ou vie quotidienne
·         La santé de l’individu
·         Les grandes épidémies en France, la famine, la violence
·         Les recettes familiales d’herbes médicinales ou de cuisine.
·         Les coutumes de chaque région, les costumes, les chants, les habitations, le mobilier, les arts, l’entretien des jardins ou champs, etc.
·         Les finances
·         L’habitat
·         La vie des femmes
·         Vos sujets d’intérêts personnels

 Deuxième phase : le rangement et le référencement

3) Dossier ! ARCHIVAGE : Classement des documents en 5 catégories d’importance : 

Chaque dossier à une fonction, en voici les détails, lorsque je ne sais plus trop où mettre un document je me réfère à cette page.
Virtuellement, j’ai placé ces 5 dossiers dans archivage et nommage mode d’emploi. Selon le modèle que j’ai mis en page à cette étape, je fais un copier-coller pour le mettre dans le dossier concerné. Matériellement, cela consiste à poser cinq chemises de couleurs ou pas, sur une table et procéder au tri fin selon la méthode ci-dessous.


1.       Les documents officiels. Les actes de naissance, mariage, décès, divorce, adoption, carte d’identité, permis de conduire, livret militaire, les actes notariés.
2.       Les documents importants mais non officiels. Engageants et confidentiels. Carte de résistant, preuves d’internement, d’incarcération, de déportation, sépulture, documents médicaux, Contrats d’entreprises, courriers, certains rapports.
3.       Les documents de preuve, de traçabilité ou de mémoire métier issus des activités d’une entreprise ou d’organisme producteurs.  Diplômes, activité professionnelle, formation, feuille d’impôts, retraite, implication politique…
4.       Les autres documents à valeur de preuves ou d’information. Ces documents sont identifiés comme ayant une valeur « historique » pour le généalogiste. Par exemple, les photos retrouvées du pèlerinage de groupe fait en 1958.
5.       Les documents périphériques : Collecte active, comparable à celle d’un conservateur de musée qui doit repérer les plus belles pièces qui valoriseront sa collection, car les archives historiques sont une collection, dans un périmètre délimité par la provenance.

3)    Le référencement de la généalogie, préparer les dossiers

Je crée deux arbres l’un dans !ARCHIVAGE qui sera donc le « dormant » avec les actes allant sur votre logiciel, de manière à ne pas perdre l’adresse, ni les images, l’autre arbre sera dans ALBUM généalogie en cours qui sera donc « le vivant » soit votre outil de travail qui bouge comme vous en avez envie. Jusqu’au moment où il est prêt à entrer dans la partie dormante.


Dans ces deux dossiers, je vais créer 26 dossiers en suivant les lettres de l’alphabet. Il suffira de faire un arbre et de faire ensuite un copier-coller pour remplir l’autre.

TOUS les individus seront placés dans la bonne case et possédera donc son propre dossier.

ADAM dans le dossier A
BODIN dans le dossier B
GIFFRE dans le dossier G
YZNOGOUD dans le dossier Y
Nous verrons plus loin leur référencement ou cote.

Le référencement, un individu possède donc 5 catégories de documents

Ouvrons le dossier A et ajoutons-y les dossiers de tous les noms commençant par A.  SI le dossier est court, je mets simplement un seul acte, mais si j’ai beaucoup d’informations sur cet individu, je prépare les 5 dossiers de l’exemple.

Dès que le dossier est finalisé, je le fais passer dans le dossier !ARCHIVAGE puis ARBRE des ancêtres. Ensuite, je peux envoyer l’acte sur mon logiciel de généalogie, il est lié à cette adresse qui ne doit pas changer.

Dans ENCOURS, ADAM est un individu inventé qui me sert d’exemple pour la création des sous-dossiers et je n’ai qu’à faire un copier-coller de celui-ci pour en créer autant que je le souhaite. On ajoute les 5 catégories importantes, 1 ! 2 ! 3 ! 4 ! 5 !

Le référencement, un individu : sa Cote ou Référencement

Dans ENCOURS ou ALBUM généalogie en cours, je crée le dossier de NICOLAS Emile, je vais le référencer le plus simplement, de manière à le trouver le plus vite possible.
NOM Prénom date de naissance espace tiret espace date de décès
NICOLAS Emile 1877 – 1946
Si des dates sont manquantes : naissance ce sera NICOLAS Emile – 1946, pour le décès manquant ce sera 1877 –
1.      NOMen majuscule afin de retrouver le nom de famille NICOLAS Emile et non pas Nicolas Emile auxquels cas je ne saurais pas quel est le nom du prénom.
2.      Prénom
3.      Date de naissance
4.      Un tiret
5.      Date du décès
Souvent, on me pose la question du lieu. Je ne l’ajoute pas ici. Il sera sur les actes. L’ajouter pour quelqu’un qui est né et est mort au même endroit ne pose pas de problème, comme NICOLAS EMILE 1877 – 1946 Mellier, mais, s’il a déménagé, il faudra ajouter deux lieux. Ceci rallonge la référence. NICOLAS Emile 1877 – 1946 Mellier Bastogne
Et pour le mariage, on ajoute le lieu ? Encore une fois, s’il est né, s’est marié et est mort au même endroit, pas de souci. Mais imaginons le cas du frère d’Emile.
Lucien est né à Mellier comme son frère, il s’est marié une première fois à Namoussart, une deuxième fois à La Roche et une troisième fois à Rochefort pour finalement décéder à Luxembourg. J’écrirais donc NICOLAS Lucien 1879 – 1950 Mellier, Namoussart, La Roche, Rochefort, Luxembourg et lors de ses recherches l’ordinateur me dirait que c’est trop long !
Certains ajoutent le mariage, je l’ai exclu car si Emile NICOLAS, s’est marié trois fois, cela ferait Emile NICOLAS N 1897 x 1929 x 1932 x 1940 D 1945. C’est trop long ! Tous ces détails se trouveront dans le dossier.
Ce dossier est l’enveloppe contenant le tout, nous trouverons tout simplement la naissance et la mort de l’individu, qui sont les deux faits majeurs de son existence, au sens physique du terme. Donc pas de N pas de D pas de X pour mariage. Juste comme sur une tombe Naissance et Décès. C’est la pierre angulaire de son existence. A l’intérieur se trouvent les actes référencés.
Il ira rejoindre, soit l’ALBUM généalogie en cours, s’il n’est pas terminé car j’ai encore d’autres documents à ajouter, soit l’ARBRE des ancêtres car son traitement est terminé.
Une autre astuce visuelle pour mes Sosa, changer l’icône du dossier par un arbre.


Comme j’aime retrouver rapidement mes Sosa, je change leur icône en arbre au lieu du classeur.

Ici, une partie de la liste des nombreux GOFFINET de mon arbre, branches ou feuilles. Je sais que Marie Léontine est mon ancêtre, mais j’ai fait une économie de recherche car l’arbre me saute aux yeux.
Classement difficile et Idées qui ne tiennent pas la durée.
Le regroupement familial avec des dossiers contenant d’abord le grand-père puis tous ses descendants, comment les retrouver ?
Le nommage par Sosa, si l’on partage les actes, celui qui les reçoit n’a pas les mêmes Sosa ! Il doit tout recommencer. Et même pour soi, si l’on veut recommencer par un enfant, tout change.
Ces idées m’avaient séduite, il y a quelques années, tout va bien quand le nombre d’individus reste dans un cercle restreint, mais passé une certaine quantité, comme on ne voit pas les noms, on ne les retrouve pas, ce qui nous oblige à ouvrir tous les documents.

 Le référencement et les 5 dossiers, toutes les précisions

1! Documents Officiels d’un individu :  Référencement

 

2 ! Documents importants non-officiels 3 ! Doc de preuves 4 ! Doc de mémoire 5 ! Les plus belles pièces

5) Image, photo, carte postale : référence et renommer

Ces documents font partie de la série 4 ! Documents de mémoire et de traçabilité historique. Ils n’ont pas de valeur officielle, ils peuvent parfois avoir une valeur non officielle, auquel cas, ils feront aussi partie de la série 2 !

Astuce : Comment renommer les images en groupe

 

 

D’après les photographes professionnels, environ un millier de photos sont en mémoire dans votre appareil photo ou votre téléphone. En pratique pour les sauvegarder vous les importés vers votre ordinateur, celui-ci ou votre appareil photo lui attribue une cote et vous vous retrouvez avec une série d’images dont la cote ne vous dit rien ! Oubliée dans les méandres de notre vie quotidienne.

Pour avoir un outil de travail propre, je les visionne, puis les trie, élimine les mauvaises prises et ensuite je les renomme, mais une par une c’est fastidieux. Il est très possible de le faire en groupe.

D’abord, la cote, elle sera : 4 ! Année.Mois.Jour. n° de la photo Lieu ou évènement

La cote pour un groupe de photo restera la même mais ce petit malin d’ordinateur nous offre une aide.



Sur l’écran de l’ordinateur, menu du haut à l’onglet affichage vous avez cet écran qui apparaît, il suffit de cliquer sur détails et vous avez les détails de vos photos qui apparaissent.


Vous voyez que la photo IMG_5142 a été prise le 11 novembre 2018
 Pour procéder au renommage d’un groupe de photos, sélectionnez les photos à renommer. Clic droit avec la souris sur le groupe en maintenant la flèche gauche de votre clavier. Les images sélectionnées sont ombrées. Faites un clic droit avec la souris et ne lâchez pas la flèche de gauche, la case apparaît en blanc vous n’avez plus qu’à renommer.

Ce groupe de photos a été pris, le jour de l’armistice 14-18, je vais donc le renommer en ajoutant le lieu, et oups, j’ai oublié de noter la cote 4 ! devant. L’ordinateur a fait le travail pour vous, il a gardé la même référence mais à l’arrière, il a numéroté les photos en ajoutant (1) (2) (3) …selon l’ordre de base.

 Que faire avec les photos anciennes ?

 

Le stockage des photos se fait dans des boîtes appropriées. L’idéal est de les référencées. Un index viendrait compléter les documents physiques. Ensuite, elles peuvent être scannées, de manière à les préserver.

  • Anciens albums photos :  il est préférable de les laisser dans son environnement papier, sinon nous abimerions irrémédiablement une pièce de collection. Scanner ou photographier les pour en conserver une trace numérique. 
  •  Albums des années ’60 et ’70 : les photos étaient collées sur une feuille autocollante lignée et sous un film plastique. Ces albums vieillissent très mal et il est souhaitable de protéger les photos de l’usure laissée par l’acidité de la colle. Essayez de les ôter délicatement de leur support afin de les protéger et recréer des boîtes ou des albums. Mais avant ça, scanner ou photographier les en retirant d’abord le film plastique qui se reflètera dans l’objectif.

La prise d’une photo est tout un art et faire des photos de photos anciennes quand on ne dispose pas de scanner, est devenu facile grâce au téléphone portable, nous disposons de plusieurs applications très efficace, pour faire le travail.
Il reste aussi la possibilité d’investir dans une tente de lumière et un petit lutrin de manière à disposer la photo ancienne sous cette tente et à faire clic ensuite.

Cette tente peut également servir à photographier des objets. Elles existent sous plusieurs tailles environ 40 x40 ou encore 80 x 80. Elles ont l’avantage de se plier et d’être facilement transportables.

Il suffit de taper sur votre moteur de recherche: tente de lumière photo pour voir les articles proposés.
Il existe également la possibilité de la fabriquer soi-même, c’est une solution très économique et vous la créer à votre taille, son inconvénient : elle ne sera pas pliable et viendra donc encombrer l’espace de rangement. Nina Made sur Youtube vous propose un tutoriel vidéo. Dans votre moteur de recherche sur videos, tapez Nina made boîte à lumière ou ce lien https://www.youtube.com/watch?v=z0M4ihfy0NE

L’utilisation de fantôme (petit papier étiquette à prendre en même temps que la photo) sera très utile.

6) Les fiches techniques

Les abréviations et les sigles

Les symboles de généalogie

Sur https://fr.geneawiki.com/index.php/Symboles_de_généalogie vous avez une mine de renseignement sur (entre autres)
1.      Les mois
  1. Les sigles
  2. Les titres
    1. Militaires
    2. De noblesse
    3. Corps Diplomatique – Magistrature – Parlement
    4. Ecclésiastique
  3. Les décorations
  4. Les archives
  5. Les abréviations dans les registres
Les nombres ordinaux

Ce site Propose une liste d’abréviations utiles à vos visites aux archives.

Fantôme, fiche de renvoi et note de lacune

Le fantôme est ce petit bout de papier que l’on emmène avec soi avec l’appareil photos. Sur lequel on note par exemple le nom de famille des actes trouvés, le lieu d’un village étudié.
Je positionne ce petit bout de papier sur le document pour le prendre en même temps.
Documents sur microfilm : Photographier la première page pour noter la source et également les petits papiers sur lesquels nous commandons les documents en salle de lecture, sachant que la date de prise est mise automatiquement sur la photo. 

La fiche de renvoi

Un document peut être classé à différents endroits, afin de permettre au chercheur d’établir les liens nécessaires on peut établir plusieurs types de renvoi.
Le renvoi définitif par « voir » qui dirige l’utilisateur vers une cote unique.
Le renvoi d’orientation « voir aussi » qui amène vers une ou plusieurs cotes.
Des notes de bas de pages

La note de lacunes

La note des lacunes
Quelques fois, nous nous apercevons malheureusement lors de nos recherches que des registres sont totalement ou partiellement absents. Le référencement peut se traduire sous cette forme :  NOM prénom   1 !  Année lacunaire
Ma note de lacune sera rédigée ainsi :
Note de lacune pour : département
Source :
Période :
Nom du registre :
Lieu :
Motif :

Le partage q q o q c c p


Abréviation mnémotechnique : Qui fait ? Quoi ? Où ? Comment ? Combien ? Quand ? Pourquoi ?  Dans une démarche d’analyse, cette abréviation aide à conserver le cap sur l’analyse en évitant des oublis.
En travaillant à distance avec ma nièce, des recherches généalogiques dans le Luxembourg, nous ont permis de découvrir des ancêtres en Limousin et en Vendée. Comme je suis localisée plus près de ces régions, il semble évident qu’il est plus facile pour de me rendre aux Archives départementales, pour faire des recherches pour la période concernée – contenu sur microfilms. Laissez une fiche de ce partage est intéressant. Dans ce cas la recherche a été vaine. Nous devrons creuser d’autres pistes.
 Suivant cette démarche d’analyse :

Qui fait ?
     Mélody

Quoi ?
      Chez elle sur internet, elle a découvert une piste d’un arrière-grand-père un peu par hasard.

Où ?
     Dans le limousin par sa naissance indiquée sur l’acte de mariage de son fils

Quand ?
     En 1757, un acte de mariage au Luxembourg

Comment ?
     En envoyant Brigitte faire une recherche aux Archives Départementales du Limousin à Limoges, qui en profite aussi pour visiter le village d’origine ainsi que le cimetière. Au cas où, il y aurait encore des traces de ce nom.

Combien ?
     Ici, il s’agira du nombre de personnes impliquées. Brigitte trouve une apprentie généalogiste et l’emmène découvrir les archives, en échange celle-ci l’aide à trouver l’ancêtre en visionnant des microfilms.
Pourquoi ?
     Pour retrouver cette branche surprise et le lieu de vie.

 

Fiches techniques type

 Conclusion :


Quelques surprises sont formatrices. Comme le jour où j’ai rendez-vous avec Charles BEC (nom imaginaire) j’en trouve trois dans le logiciel, et de plus ils sont nés la même année pour deux d’entre eux et le troisième une année après. Ils habitent tous la même ville, aucun n’a un deuxième prénom et pas de bol pour moi, ils ont tous les trois, mal au pied droit. Lesquels des trois vais-je voir ? Je ne connais pas leur épouse ou leur compagne, ni aucun membre de leur famille, (ça aide la généalogie). Je trouve donc dans le logiciel : leur date de naissance, qui se traduit en numéro de sécurité sociale par un même début.

Charles BEC 1989.02.18 soit secu 1 33 89 2…
Charles BEC 1989.02.23 soit secu 1 33 89 2… Pas de bol c’est le même
Charles BEC 1990.04.10 soit sécu 1 33 90 4

Il ne m’apportera pas plus d’infos. Rien pour m’aider finalement, à part leur présence physique. Le jour du rendez-vous je reconnais la personne et demande plus de détails que je note dans son dossier. Ces trois Charles, sont constamment administrativement pris les uns pour les autres et ne se connaissent pas. Mais quelques fois les amendes de l’un vont vers l’autre. Les soucis se partagent.

Cette mésaventure est très courante, nous la gérons très régulièrement, et en généalogie les DULLIEU dans l’article D comme DULLIEU https://atoutesbranches.blogspot.com/2014/06/d-26-lettres-pour-un-geneavoyage.html ont bien failli nous faire perdre le nord à Melody et moi-même surtout la série de 10 Jean Baptiste et de 7 Martin, dont plusieurs se sont mariés entre famille par frères et sœurs interposés.  

N’étant pas archiviste, cette méthode est très certainement perfectible. J’espère qu’elle vous apportera une aide positive à l’avancée de vos recherches.
Amicalement
Brigitte

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